Les 12 coûts cachés de l'implantation d'un système ERP pour les PME : ce que vous devez savoir
Les entreprises de toutes tailles se tournent de plus en plus vers des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) pour simplifier leurs opérations et accroître leur productivité. Cependant, bon nombre de PME ne tiennent pas compte des coûts cachés liés à l’implantation d’un tel système. À défaut de comptabiliser correctement ces surcoûts, les entreprises peuvent se retrouver dans une situation financière précaire pouvant conduire à l’échec du projet.
Cet article traite des coûts cachés les plus courants liés aux projets d’implantation d’un système ERP et présente les meilleures pratiques pour les identifier et les réduire.
LES 12 COÛTS CACHÉS LES PLUS COURANTS DANS L'IMPLANTATION D'UN SYSTÈME ERP
1. LA PERSONNALISATION
Au moment de l’implantation d’un système ERP, les entreprises s’attendent souvent à ce que le logiciel lui-même soit en mesure de répondre à leurs besoins dès le départ. Cependant, de nombreux systèmes ERP ne sont pas dotés de fonctionnalités adaptées aux exigences et processus spécifiques de chaque entreprise.
Il est donc possible que les entreprises doivent investir dans des personnalisations ou des modules supplémentaires pour répondre à leurs besoins opérationnels uniques. Ces coûts peuvent s’accumuler rapidement, c’est pourquoi il est important d’identifier les besoins éventuels de personnalisation avant de choisir une solution ERP.
Pour réduire les coûts de personnalisation, les entreprises devraient évaluer soigneusement leurs besoins et leurs processus afin de s’assurer que le système ERP sélectionné peut y répondre de manière adéquate. De plus, celles-ci peuvent envisager d’utiliser une solution « prête à l’emploi » ou collaborer avec un fournisseur qui propose des options de personnalisation étendues.
2. LA MIGRATION DES DONNÉES
Lorsque les entreprises passent d’un système ERP à un autre, une grande quantité de données doit généralement être transférée. Ce processus peut être long et coûteux s’il n’est pas effectué correctement.
Le coût de la migration des données peut être réduit en collaborant avec un fournisseur ERP expérimenté qui a fait ses preuves en matière de migrations réussies. De plus, les entreprises doivent s’assurer que leurs données sont correctement sauvegardées avant toute modification du système et qu’elles disposent de ressources suffisantes pour exécuter efficacement le processus de migration.
3. LA FORMATION ET L'ASSISTANCE TECHNIQUE
De nombreuses entreprises constatent qu’elles ont besoin de davantage de formation et d’assistance lors de l’implantation d’un système ERP. Il faut en effet apprendre aux employés à utiliser le logiciel, fournir une assistance technique continue et résoudre tout problème lié à l’utilisation du système.
Il est donc important pour les entreprises d’allouer un budget suffisant pour ces différents coûts avant d’entamer le projet d’implantation. Les entreprises qui souhaitent réduire les coûts de formation et d’assistance devraient envisager de faire appel à des consultants certifiés aptes à fournir les conseils nécessaires. Elles peuvent également envisager de mettre à profit l’expertise de leur propre équipe informatique ou investir dans un système plus facile à apprendre et à utiliser.
4. LE MATÉRIEL INFORMATIQUE ET L'INFRASTRUCTURE
Les besoins en matériel informatique et en infrastructure d’un projet d’implantation d’un système ERP peuvent varier considérablement avec la taille et l’étendue des opérations de l’organisation. Les entreprises doivent donc s’assurer de prendre en compte dans leur budget tous les coûts potentiels liés au matériel ou à l’infrastructure avant de démarrer le projet.
Pour réduire ce type de dépenses, plusieurs options s’offrent à vous. Les entreprises peuvent investir dans des solutions ERP hébergées dans le nuage, qui requièrent habituellement moins de matériel et d’infrastructure que les systèmes sur site. D’autre part, les entreprises peuvent envisager de travailler avec des fournisseurs tiers spécialisés dans l’hébergement de solutions ERP ou d’externaliser certaines composantes du projet auprès de prestataires de services expérimentés.
5. L'INTÉGRATION AUX SYSTÈMES EXISTANTS
L’intégration aux systèmes existants est un autre coût caché communément rencontré dans les projets d’implantation de systèmes ERP. Beaucoup d’entreprises ont des systèmes disparates en place qui devront être connectés et synchronisés avec leur nouveau système ERP avant qu’il ne puisse être utilisé efficacement. Ce processus peut être complexe et chronophage, et les entreprises doivent planifier de manière à s’assurer qu’elles allouent un budget suffisant aux coûts d’intégration.
Pour minimiser ces dépenses, elles ont tout intérêt à définir clairement leurs besoins d’intégration avant de choisir une solution ERP. Elles doivent ensuite rechercher des fournisseurs qui proposent des connecteurs prédéfinis ou d’autres outils susceptibles de simplifier le processus.
6. LA MAINTENANCE ET LES MISES À JOUR PERMANENTES
En plus du coût d’implantation initial, les entreprises doivent aussi prévoir le coût de la maintenance et des mises à jour permanentes. Ces dépenses surviennent généralement lorsqu’une mise à jour du logiciel est disponible ou qu’un problème survient avec le système qui doit être résolu par une équipe d’assistance. Avant d’entamer leur projet ERP, les entreprises doivent donc veiller à ce que des ressources suffisantes soient allouées à ce type de tâches.
Les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts de maintenance et de mise à jour à long terme ont tout intérêt à se renseigner soigneusement sur les fournisseurs potentiels avant de prendre une décision. Elles devraient aussi se renseigner sur les accords de niveau de service et rechercher des solutions ERP conçues pour être faciles à entretenir et à mettre à niveau.
7. LA CONFORMITÉ ET LA SÉCURITÉ
Le coût de la conformité et de la sécurité est souvent négligé lors de l’implantation d’un système ERP, mais il est tout de même important que les entreprises tiennent compte de ces dépenses avant d’entamer leur projet. Elles doivent s’assurer que leurs systèmes répondent aux exigences nécessaires en matière de confidentialité des données, de normes de sécurité et de réglementation sectorielle afin de respecter les lois en vigueur. Cela peut demander des ressources importantes de la part de l’entreprise et doit donc être envisagé le plus tôt possible dans le processus de planification.
Les entreprises devraient faire des recherches approfondies sur les fournisseurs potentiels avant de s’engager dans une solution particulière et se renseigner sur les mesures qu’ils prennent pour protéger les données des clients contre tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive. Elles doivent par ailleurs opter pour des solutions ERP conçues pour répondre à leurs besoins spécifiques en matière de conformité et de sécurité.
8. LA GESTION DU CHANGEMENT
Le coût de la gestion du changement est une autre dépense cachée souvent associée aux implantations d’ERP. Les entreprises doivent planifier les modifications à apporter aux processus ou procédures organisationnels afin que le nouveau système soit bien adopté et implanté. Cela peut inclure des programmes de formation des employés, des stratégies de communication et d’autres initiatives conçues pour s’assurer que tout le monde est partie prenante du projet, du début à la fin.
Les entreprises sont encouragées à implanter une stratégie globale de gestion du changement dès le départ pour minimiser la résistance des employés et assurer une transition en douceur vers le nouveau système. Par conséquent, elles doivent s’assurer de prévoir dans leur budget tous les coûts potentiels de ces initiatives avant d’entamer le projet.
9. LES COÛTS DE MAIN D'OEUVRE
Un autre coût caché lié à l’implantation d’un ERP est celui de la main-d’œuvre. L’intégration d’un nouveau système dans les procédures et processus existants peut prendre un temps considérable et s’avérer complexe. Les entreprises doivent donc prévoir le coût de l’embauche de personnel supplémentaire ou de l’externalisation de certaines tâches auprès de prestataires de services expérimentés. Par ailleurs, les entreprises doivent également planifier les éventuels changements dans les structures de personnel qui pourraient être nécessaires à la suite de l’implantation d’une solution ERP.
Les entreprises devraient évaluer soigneusement leurs besoins actuels en personnel avant de choisir une solution ERP et rechercher des solutions conçues pour minimiser la complexité tout en maximisant l’efficacité. Elles doivent également rechercher des fournisseurs potentiels pour garantir une assistance suffisante pendant l’implantation et au-delà.
10. LES TESTS
Il est essentiel de tester le nouveau système avant sa mise en service pour vérifier que tous les composants fonctionnent correctement. Ce processus peut toutefois exiger beaucoup de travail, et les entreprises doivent en tenir compte dans leur budget lorsqu’elles implantent un système ERP. De plus, les entreprises doivent aussi prévoir d’éventuels nouveaux tests à effectuer en raison de changements dans l’environnement ou d’autres imprévus.
Afin de minimiser ces dépenses, les entreprises doivent activement rechercher des fournisseurs potentiels avant de démarrer leurs projets et privilégier les solutions intégrant des capacités de test et de débogage. Elles doivent aussi s’informer sur les accords de niveau de service et sur le type d’assistance qui sera fourni tout au long du processus.
11. L'INSATISFACTION DE LA CLIENTÈLE
L’insatisfaction de la clientèle est un autre coût caché inhérent à l’implantation d’un système ERP que les entreprises doivent prévoir. Des projets mal gérés peuvent générer du mécontentement chez les clients, qui risquent de laisser des commentaires négatifs ou d’annuler leur abonnement en raison d’une insatisfaction à l’égard d’un produit ou d’un service. Les plaintes des clients peuvent aussi nuire à la réputation de l’entreprise si elles ne sont pas traitées rapidement et efficacement.
Les entreprises devraient envisager d’implanter des processus d’assurance qualité rigoureux avant le lancement d’un nouveau système pour minimiser le risque d’insatisfaction de la clientèle. Par ailleurs, elles doivent mettre en place de robustes mécanismes de rétroaction de la clientèle pour identifier et traiter rapidement les problèmes éventuels.
12. LA RÉSISTANCE DES EMPLOYÉS À L'ADOPTION D'UN NOUVEAU SYSTÈME ERP
En dernier lieu, les entreprises doivent réfléchir aux coûts potentiels résultant de la résistance des employés à adopter un nouveau système ERP. Nombre d’entre eux peuvent être hésitants ou réticents à accepter le changement, ce qui se traduit par une baisse de la productivité et de la satisfaction générale. Leurs actions peuvent aussi entraîner des répercussions sur les relations avec la clientèle si elles ne sont pas prises en compte de manière adéquate.
Pour minimiser les coûts liés à la résistance des employés, les entreprises devraient mettre en œuvre des plans de communication clairs qui précisent les attentes pour l’ensemble du personnel et offrent de nombreuses possibilités de formation avant l’implantation. Il convient ensuite de s’assurer que tout le monde est impliqué dans le projet, de A à Z, afin de garantir l’adoption réussie du nouveau système.
MEILLEURES PRATIQUES POUR IDENTIFIER ET RÉDUIRE LES COÛTS CACHÉS
Pour réduire les coûts cachés liés à l’implantation d’un système ERP, les entreprises ont tout intérêt à adopter les meilleures pratiques suivantes :
- Procéder à une évaluation minutieuse des besoins avant de choisir une solution afin que toutes les composantes soient correctement alignées sur les objectifs stratégiques.
- Effectuer des recherches sur les fournisseurs potentiels et se renseigner sur les niveaux d’assistance, les capacités de test et de débogage avant d’implanter la solution.
- Mettre en place des processus d’assurance qualité et des mécanismes de rétroaction de la clientèle permettant d’identifier rapidement tout problème survenant pendant ou après l’installation du nouveau système.
- Mettre en œuvre des programmes de formation complets à l’intention des employés afin de minimiser les résistances à l’adoption du nouveau système et d’en assurer l’adoption et l’utilisation réussies au sein de l’organisation.
- Suivre les progrès réalisés tout au long du projet afin d’identifier et de résoudre rapidement tout problème survenant en cours de route.
CONCLUSION
L’implantation d’un système ERP peut être à l’origine de coûts cachés si elle n’est pas correctement gérée. Les entreprises devraient évaluer soigneusement leurs besoins avant de choisir une solution ERP et rechercher des fournisseurs potentiels pour réduire les coûts.
L’entreprise qui prend les mesures nécessaires pour identifier ces coûts cachés dès le début du processus et les gère de façon adéquate tout au long du projet peut s’assurer d’une implantation réussie et rentable de son système ERP.