Comment réussir son projet d’implantation d’un système ERP en entreprise ?
Une planification minutieuse de votre projet d’implantation d’un nouveau logiciel ERP est primordiale. Les projets d’implantation bien réussis qui fournissent des informations précises et en temps réel sur les opérations quotidiennes aident les entreprises à réduire leurs coûts opérationnels de 23 % et leurs coûts administratifs de 22 % (Aberdeen).
C’est pourquoi il est si important de définir votre vision du fonctionnement final « end result » de votre système ERP. Plus vous définissez avec précision les domaines dans lesquels vous vous attendez à voir des améliorations, mieux vous serez équipé pour examiner les solutions. Vous éviterez ainsi les augmentations de coûts inutiles à mesure que la conception est ajustée et personnalisée.
Définir l’objectif global de l’entreprise
Quel sont les objectifs d’affaires que vous comptez atteindre avec une nouvelle solution ERP ? Si vous ne pouvez pas répondre clairement et rapidement à cette question, vous n’êtes pas encore prêt à passer à l’action. Du moins, ce ne serait pas prudent. Votre objectif doit être spécifique à votre entreprise et mesurable. Voici un exemple : Si vous voulez expédier vos commandes plus rapidement, à quoi cela ressemble-t-il? En combien de jours souhaitez-vous que chaque livraison se rende chez le client? Comment saurez-vous que vous avez atteint vos objectifs ?
Comprendre la contribution de chaque département
Obtenir une mesure du succès de votre projet va au-delà de l’objectif global de la grande entreprise. Vous devez également comprendre comment l’implantation de votre système ERP contribuera aux objectifs de chaque équipe au sein de votre organisation. Considérez cela comme une approche à plusieurs paliers. Il y a certainement un objectif que vous souhaitez atteindre en tant qu’entreprise. Et pour y arriver, chaque équipe ou service établira des objectifs spécifiques à sa fonction qui contribueront à l’atteinte de l’objectif global de l’entreprise. Et chaque personne aura des objectifs individuels qui contribueront eux aussi à l’objectif d’équipe et donc à l’objectif de l’entreprise.
Évaluer les processus actuels
Maintenant que vous avez une idée claire de vos objectifs, il est temps d’examiner les exigences plus fonctionnelles. Il est essentiel de comprendre clairement à quoi ressemblent les processus quotidiens de vos employés. De quoi ont-ils besoin pour exécuter leurs tâches adéquatement et de manière efficace? Les fonctionnalités requises du système ERP et le traitement de données sont aussi importants que la façon dont les employés interagissent avec le système — l’ergonomie du système.
Pensez aux différents services et aux utilisateurs de votre organisation. Avez-vous une bonne maîtrise des processus actuels dans tous les départements de l’entreprise ? Connaissez-vous bien les activités quotidiennes de vos employés? De quoi ont-ils besoin pour fonctionner efficacement en tant qu’utilisateurs?
Prévoir du temps pour s’adapter
Il est important de prévoir une courbe d’apprentissage et de familiarisation. L’adaptation à un nouveau système ERP peut sembler un processus étourdissant, il est donc essentiel de travailler avec une équipe qui peut offrir un soutien analytique, technique et émotionnel à chaque phase d’une refonte des systèmes. L’entreprise que vous choisissez comme partenaire ERP doit être digne de confiance et dédiée au succès de votre entreprise, vous soutenant aussi longtemps que nécessaire après la mise en place du nouveau système.
Le succès de l’implantation d’un ERP repose sur l’expérience des employés, un aspect trop souvent négligé. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, vous savez qu’il existe un lien très important : le lien entre l’expérience de vos employés et le succès de votre projet. Rappelez-vous que les employés sont au cœur de cette importante transition, laisse-leur le temps nécessaire pour y voir clair.
Éviter les erreurs fréquentes
Choisir le bon ERP et le bon partenaire d’implantation peut éviter bien des soucis, mais chaque projet ERP est unique et nécessite donc une approche détaillée et bien planifiée. Un processus réfléchi et irréprochable, étape par étape, vous permettra de vous assurer que votre temps et vos ressources sont investis entièrement dans une implémentation ERP réussie. Pour vous aider dans votre cheminement, assurez-vous d’éviter ces 5 erreurs :
- Une mauvaise gestion du changement.
- Le produit final n’offre pas les avantages attendus.
- De trop nombreuses modifications des objectifs en cours de projet.
- Une gestion de projet qui manque de rigueur.
- Des retards causés par les fournisseurs.
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