Quels sont les éléments importants à considérer dans le choix d'un ERP pour une PME manufacturière?
Dans l’environnement manufacturier concurrentiel d’aujourd’hui, les petites et moyennes entreprises (PME) doivent mettre à profit tous les outils disponibles pour garder une longueur d’avance. Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) se sont imposés comme une technologie essentielle, offrant un moyen d’intégrer et de rationaliser les activités dans l’ensemble de l’entreprise manufacturière. Néanmoins, choisir la bonne solution ERP peut s’avérer une tâche complexe, parsemée d’embûches.
Cet article est présenté sous la forme d’un guide étape par étape à l’intention des PME du secteur manufacturier, qui souhaitent choisir une solution ERP et l’implanter.
INTRODUCTION AUX SYSTÈMES ERP POUR LES PME EN PRODUCTION
Le succès de toute entreprise manufacturière dépend en grande partie de sa capacité à rationaliser ses opérations, à maintenir des standards de haute qualité et à réagir rapidement aux changements du marché. C’est là que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) entrent en jeu.
Un logiciel ERP est une suite d’applications intégrées qu’une entreprise peut utiliser pour collecter, stocker, gérer et interpréter des données provenant de ses différentes activités. Pour les entreprises manufacturières, un système ERP est un incontournable. Il fournit une plateforme unifiée qui intègre tous les aspects du processus de fabrication, depuis l’approvisionnement en matières premières, la gestion des stocks, la planification de la production et le contrôle de la qualité jusqu’à la livraison et au service après-vente.
Implanter un système ERP peut changer la donne.
Les PME sont souvent confrontées à des défis uniques, notamment des ressources limitées, des budgets restreints et une concurrence accrue. Un système ERP peut les aider à relever ces défis en automatisant les tâches routinières, en améliorant l’efficacité opérationnelle, en réduisant les coûts et en facilitant la prise de décision.
Toutefois, implanter un système ERP dans une PME manufacturière ne se fait pas sans difficulté. Le processus peut être complexe, prendre un temps considérable et s’avérer coûteux. À défaut d’une planification et d’une stratégie adéquates, les entreprises peuvent se heurter à divers obstacles, tels que des budgets qui explosent, des temps d’arrêt qui perdurent et une certaine résistance de la part des employés. C’est pourquoi la compréhension des principes fondamentaux des systèmes ERP et de leur pertinence pour votre PME constitue la première étape déterminante dans votre démarche.
FONCTIONNALITÉS ESSENTIELLES D'UN SYSTÈME ERP POUR L'INDUSTRIE MANUFACTURIÈRE
Tous les systèmes ERP ne se valent pas lorsqu’il s’agit de choisir un ERP pour votre entreprise de fabrication. Certaines solutions ERP sont conçues pour l’exploitation générale d’une entreprise, tandis que d’autres présentent des fonctionnalités conçues spécifiquement pour l’industrie de la fabrication discrète ou en flux continu. En tant que PME, il est essentiel de comprendre les fonctionnalités essentielles qu’un système ERP doit posséder pour répondre à vos besoins spécifiques.
Voici quelques-unes des fonctionnalités indispensables d’un système ERP destiné à l’industrie manufacturière :
- Gestion des stocks : Une bonne gestion des matières premières, des produits en cours de fabrication et des produits finis est essentielle pour éviter les ruptures de stock ou les surstocks, réduire le gaspillage et assurer la livraison des produits aux clients en temps voulu. Un système ERP doit fournir une visibilité en temps réel de vos niveaux de stocks et automatiser le processus de commande selon des seuils de réapprovisionnement prédéfinis.
- Planification et programmation de la production : Cette fonctionnalité vous aide à planifier vos activités de production à partir de la demande actuelle et prévue. Elle permet de gérer efficacement les ressources, de réduire les temps de livraison et de garantir la livraison des produits dans les délais impartis.
- Contrôle de la qualité : Le système doit vous permettre de contrôler la qualité de vos produits tout au long du processus de production, de détecter les défauts et d’apporter des actions correctives. Cela permet non seulement de maintenir des normes de qualité élevées, mais aussi de garantir le respect de la réglementation en vigueur dans le secteur.
Voici d’autres fonctionnalités essentielles :
- La gestion des commandes
- La gestion de la chaîne d'approvisionnement
- La gestion de la relation client (CRM)
- La gestion financière
Le système ERP devrait également être doté de solides capacités de production de rapports et d’analyse afin de vous fournir des données pertinentes qui vous aideront à prendre des décisions d’affaires éclairées. Comme vous pouvez le constater, un système ERP de fabrication devrait comporter des fonctionnalités exhaustives qui couvrent tous les aspects de vos activités de fabrication. Il est primordial de comprendre ces fonctionnalités et comment elles s’articulent autour des activités de votre entreprise avant de choisir la solution ERP la mieux adaptée à votre PME.
Maintenant que vous savez ce qu’est un ERP de production, voyons comment choisir celui qui conviendra le mieux à votre entreprise.
CONSEIL No 1 : IDENTIFIEZ VOS BESOINS ET OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
Avant de vous lancer dans le processus de sélection de votre système ERP, vous devez impérativement clarifier les besoins et les objectifs propres à votre entreprise de fabrication. Cette étape est essentielle, car elle permet de s’assurer que la solution ERP choisie est en parfaite adéquation avec les objectifs d’affaires et les exigences opérationnelles de votre entreprise.
- COMMENCEZ PAR EFFECTUER UNE ANALYSE APPROFONDIE DES PROCESSUS OPÉRATIONNELS
Pour ce faire, vous devez cartographier les principaux processus opérationnels, à savoir : l’approvisionnement, la gestion des stocks, la production, le contrôle de la qualité, les ventes et le service à la clientèle. Identifiez les domaines qui sont actuellement confrontés à des défis ou à des inefficacités. Il peut s’agir de tâches manuelles sujettes aux erreurs, de processus manquant de visibilité ou de contrôle, ou de domaines entraînant des retards ou des dépassements de coûts. - IMPLIQUEZ TOUTES LES PARTIES PRENANTES DANS LA DISCUSSION
Les chefs de service, les gestionnaires et les travailleurs de première ligne qui interagissent quotidiennement avec ces processus en font partie. Leur contribution est inestimable pour identifier les véritables points faibles et les besoins concrets de l’entreprise. N’oubliez pas que l’objectif final de l’implantation d’un système ERP est de rationaliser les opérations et d’améliorer l’efficacité. Il est donc impératif de bien comprendre la situation actuelle des personnes qui utiliseront le système. - FIXEZ DES OBJECTIFS PRÉCIS POUR L’IMPLANTATION DE VOTRE SYSTÈME ERP
Qu’espérez-vous réaliser avec le nouveau système ? Il peut s’agir d’améliorer la gestion des stocks, d’accélérer le processus de production, de réduire le gaspillage, d’améliorer la qualité des produits ou d’améliorer le service à la clientèle. Soyez aussi précis que possible dans vos objectifs. Au lieu de dire simplement que vous voulez réduire les coûts, précisez quels coûts vous voulez réduire et de combien.
Ces objectifs vous serviront de fil conducteur tout au long du processus de sélection et d’implantation du logiciel ERP. Ils vous aideront à ne pas perdre de vue l’essentiel, à évaluer efficacement les solutions potentielles et à mesurer le succès de votre implantation. Après avoir identifié vos besoins et objectifs spécifiques à la fabrication, l’étape suivante consiste à prendre en compte l’aspect financier de l’implantation d’un système ERP.
CONSEIL No 2 : IDENTIFIEZ VOS PROCESSUS OPÉRATIONNELS IDÉAUX
Après avoir compris les processus opérationnels des entreprises qui souhaitent implanter un système ERP et la nature de leurs activités quotidiennes, nous leur demandons quels seraient leurs processus opérationnels idéaux.
Cette question vise à identifier les caractéristiques et les fonctionnalités dont elles ne disposent pas, mais aimeraient inclure dans le futur système ERP, telles que l’automatisation des processus opérationnels ou la rationalisation de certains d’entre eux. Cette étape est importante, car elle vous aidera à identifier l’écart entre la situation actuelle et la situation idéale, ce qui vous permettra de choisir parmi les nombreux systèmes ERP celui qui conviendrait le mieux à l’entreprise.
Une fois ces critères établis, vous pourrez commencer à rechercher une solution logicielle ERP qui répond à vos besoins particuliers. Vous pourrez ainsi réduire vos options et trouver le logiciel ERP le mieux adapté à votre entreprise. Il importe également de tenir compte d’autres facteurs, tels que la structure tarifaire du fournisseur, les commentaires des utilisateurs et le niveau de soutien du service à la clientèle au cours de votre processus de sélection.
CONSEIL No 3 : ÉTABLISSEZ UN BUDGET POUR L'IMPLANTATION DE VOTRE SYSTÈME ERP
L’implantation d’un système ERP peut représenter un investissement important pour une PME. Néanmoins, s’il est correctement budgétisé et planifié, l’investissement peut générer d’importantes retombées en matière d’amélioration de l’efficacité, de réduction des coûts et de prise de décisions plus éclairée.
Lorsque vous établissez le budget d’une solution ERP, il est important de considérer à la fois les coûts initiaux et les coûts à long terme. Les coûts initiaux comprennent le coût du logiciel, du matériel informatique (si nécessaire), des services d’implantation et de la première formation. Mais ce n’est qu’un début. Il faut également prévoir des coûts récurrents, notamment pour les mises à jour du logiciel, la maintenance du système, les formations ultérieures et l’éventuelle personnalisation du système.
Outre ces considérations financières, il convient également de réfléchir au retour sur investissement (ROI) potentiel que peut procurer une solution ERP. Bien qu’il puisse exiger un investissement initial important, le bon système ERP peut procurer des avantages tangibles qui compenseront rapidement les coûts. En effet, le bon système ERP peut aider à réduire les coûts opérationnels, à améliorer la productivité, à abaisser les niveaux de stocks, à accroître les ventes et à accroître la satisfaction de la clientèle. Ces avantages peuvent se traduire par des économies substantielles et une augmentation du chiffre d’affaires, qui contribuent à un retour sur investissement positif.
Les options de financement jouent également un rôle important. Certains fournisseurs de systèmes ERP accordent des modalités de paiement ou des options de financement flexibles et abordables pour les PME. Cela va des frais d’abonnement mensuels pour les solutions hébergées dans le nuage aux plans de financement pour les systèmes hébergés sur site.
Enfin, faites preuve de réalisme et de prudence dans votre budget. Les implantations de systèmes ERP peuvent souvent finir par coûter plus cher que prévu en raison de complications imprévues ou d’exigences opérationnelles supplémentaires qui surviennent en cours d’implantation. C’est pourquoi il est judicieux de prévoir un fonds de réserve pour couvrir ces éventuels coûts supplémentaires.
CONSEIL No 4 : ÉVALUEZ ET COMPAREZ LES FOURNISSEURS DE SYSTÈMES ERP POUR LA FABRICATION
Le choix du bon fournisseur d’ERP est tout aussi important que le processus de sélection du logiciel. Le fournisseur que vous choisirez fournira le système et jouera un rôle important pendant son implantation et l’accompagnement après l’installation. Par conséquent, bien analyser la viabilité du fournisseur vous permettra d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
Examinez attentivement les antécédents et la réputation des fournisseurs, tenez compte de la qualité du service à la clientèle et renseignez-vous sur leurs précédents projets afin de vous faire une idée de leurs capacités. Songez également à demander à d’autres clients de vous faire part de leur expérience. Les informations qu’ils partageront vous aideront à avoir une meilleure idée de ce que vous pouvez attendre du fournisseur et vous guideront dans votre prise de décision.
- FILTREZ EN FONCTION DES BESOINS DE L’ENTREPRISE
Commencez votre évaluation en dressant une liste de fournisseurs de systèmes ERP spécialement conçus pour les PME de l’industrie manufacturière. Vous aurez ainsi la certitude que leurs systèmes disposent des fonctionnalités et des capacités dont vous avez besoin, et que les fournisseurs comprennent bien les défis et les exigences propres aux entreprises de votre taille et de votre type. - TENEZ COMPTE DE LA RÉPUTATION ET DES ANTÉCÉDENTS DU FOURNISSEUR
Lisez les commentaires des clients et des études de cas pour vous faire une idée de la fiabilité du fournisseur, de la qualité de ses produits et de son service à la clientèle. Si possible, discutez avec des clients existants du fournisseur, en particulier ceux de votre secteur d’activité. Leurs expériences peuvent vous donner une perspective réelle de ce que c’est que de travailler avec lui et d’utiliser son système ERP. - VÉRIFIEZ LA MÉTHODOLOGIE D’IMPLANTATION DU FOURNISSEUR
L’implantation d’un système ERP est un processus complexe qui peut avoir un impact significatif sur les activités de votre entreprise. Il est donc essentiel de comprendre comment le fournisseur prévoit de gérer l’implantation, en particulier la gestion du projet, la migration des données, la configuration du système, les tests et la formation des utilisateurs. - ÉVALUEZ LE SOUTIEN POST-IMPLANTATION DU FOURNISSEUR
L’implantation d’un système ERP est un processus complexe qui peut avoir un impact significatif sur les activités de votre entreprise. Il est donc essentiel de comprendre comment le fournisseur prévoit de gérer l’implantation, en particulier la gestion du projet, la migration des données, la configuration du système, les tests et la formation des utilisateurs. - COÛT TOTAL DE POSSESSION
N’oubliez pas de tenir compte du coût total de possession (TCO) lorsque vous comparez les fournisseurs. Celui-ci comprend le coût initial du logiciel, mais aussi les coûts d’implantation, de formation, d’assistance, de mise à jour et de maintenance tout au long de la durée de vie du système.
Une fois que vous aurez évalué et comparé différents fournisseurs de systèmes ERP avec ces critères, vous devriez avoir une idée plus claire des fournisseurs les plus aptes à répondre aux besoins de votre PME manufacturière.
CONSEIL No 5 : LA CONVIVIALITÉ EST UN FACTURE ESSENTIEL DANS LE PROCESSUS DE SÉLECTION D'UN SYSTÈME ERP
La convivialité est un facteur critique : elle peut faire de votre système ERP un succès ou un échec au sein de l’entreprise. Après tout, un système peut disposer de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, mais s’il n’est pas convivial, votre équipe risque d’avoir du mal à l’utiliser efficacement, ce qui entraînera de la résistance, de la frustration et une baisse de la productivité.
Lors de l’évaluation de la convivialité d’un système ERP, plusieurs facteurs sont à retenir.
- INTERFACE UTILISATEUR
L’interface utilisateur du système est l’un des facteurs les plus importants. Est-elle intuitive et facile à naviguer ? Offre-t-elle une continuité logique d’une tâche à l’autre ? Rappelez-vous que votre équipe utilisera ce système au quotidien et qu’une interface utilisateur épurée et intuitive peut faire toute la différence en termes de productivité et de satisfaction. - POSSIBLITÉ DE FORMATION
Votre équipe pourra-t-elle facilement apprendre à utiliser le système ? Les ressources de formation fournies par le fournisseur, sous forme de tutoriels, de guides et de services d’assistance à la clientèle, sont d’une aide précieuse à cet égard. De plus, parce qu’ils s’alignent sur les connaissances et les attentes des utilisateurs, les systèmes qui suivent des conventions établies pour des tâches telles que la saisie de données et la navigation peuvent faciliter l’apprentissage. - ACCESSIBILITÉ
Le système est-il accessible à partir de différents appareils, comme les tablettes ou les téléphones intelligents ? Est-il hébergé dans le nuage, pour permettre un accès à distance depuis n’importe quel endroit ? Ce facteur peut être particulièrement important pour les entreprises manufacturières, où les travailleurs dans l’atelier, les responsables au bureau et les vendeurs sur la route ont tous besoin d’accéder au système.
CONSEIL No 6 : LE RÔLE DE LA PERSONNALISATION DANS LES SOLUTIONS ERP
La personnalisation joue un rôle essentiel dans les solutions ERP, en particulier dans le secteur de la fabrication, où les besoins et certains flux de travail nécessitent souvent une configuration spécifique du système. Si une approche unique peut convenir à certaines entreprises, la plupart des PME manufacturières auront besoin d’un certain degré de personnalisation de leur système ERP pour répondre efficacement à leurs besoins individuels.
Lorsque vous évaluez un logiciel ERP, il est important de comprendre le degré de personnalisation que chaque solution permet. Un système ERP doit offrir suffisamment de flexibilité pour s’adapter à vos processus opérationnels plutôt que de forcer votre entreprise à s’adapter au système. Cela implique de personnaliser les champs, les formulaires, les flux de travail et les rapports afin qu’ils reflètent vos processus opérationnels, vos pratiques sectorielles et vos préférences en matière de données.
Un autre aspect important de la personnalisation est la possibilité d’ajouter ou de retirer des modules ou des fonctionnalités du système pour répondre aux besoins de votre entreprise. La plupart des logiciels ERP sont livrés avec une gamme de logiciels, couvrant la gestion des stocks, la planification de la production, la gestion des ventes et de la clientèle, etc. Cependant, certaines entreprises n’ont pas besoin de l’ensemble de ces modules. Le fait de pouvoir sélectionner les fonctionnalités qui répondent à vos besoins permet de rationaliser votre système et d’éviter une complexité et des coûts inutiles.
De plus, au fur et à mesure que votre entreprise évolue, la possibilité de personnaliser le système lui permettra de grandir avec vous. L’ajout de nouvelles fonctionnalités, le peaufinage des processus existants ou l’intégration de nouveaux outils devraient être réalisables sans grande interruption. La personnalisation n’est toutefois pas sans contrepartie. Si elle permet de disposer d’un système étroitement adapté à votre entreprise, elle peut également engendrer une plus grande complexité, des coûts plus élevés et des délais plus longs pour l’implantation et les mises à jour. Une personnalisation poussée peut également avoir une incidence sur les performances du système et poser des problèmes au niveau de l’assistance et des mises à jour.
Il est donc important de trouver le juste équilibre. Accordez la priorité aux personnalisations qui offrent des avantages indéniables et qui s’inscrivent dans le cadre de vos objectifs stratégiques. Comprenez les implications de la personnalisation sur le coût total de possession et réfléchissez à la manière dont le système sera maintenu et mis à niveau ultérieurement.
CONSEIL No 7 : INTÉGRATION AVEC LES SYTÈMES EXISTANTS - UNE CONNECTIVITÉ TRANSPARENTE POUR UNE EFFICACTIÉ MAXIMALE
La capacité d’intégration est un élément essentiel dans le choix d’une solution ERP pour votre entreprise manufacturière. Le but de système ERP est de rationaliser les processus opérationnels et d’améliorer la visibilité à l’échelle de l’entreprise. Or, il est difficile d’y parvenir si le système ERP ne peut pas communiquer efficacement avec les autres logiciels utilisés au sein de l’organisation.
La plupart des PME utilisent différentes solutions logicielles destinées à la gestion des relations avec la clientèle (CRM), des ressources humaines (RH), de la comptabilité, ou ont des processus de fabrication particuliers. Ces systèmes contiennent des données vitales pour l’entreprise, c’est pourquoi il est essentiel d’assurer une connectivité transparente entre les différents systèmes et votre solution ERP.
Un système ERP bien intégré peut extraire des données à partir de systèmes disparates, fournissant ainsi une vue unifiée et en temps réel des activités de votre entreprise. Ainsi, tous les départements travaillent à partir des mêmes informations actualisées, ce qui réduit la nécessité de transférer manuellement des données entre les systèmes et minimise le risque d’erreurs et d’incohérences.
Au moment d’évaluer un logiciel ERP, vérifiez s’il est capable de s’intégrer à vos systèmes existants. Le fournisseur propose-t-il des intégrations prédéfinies pour des solutions logicielles courantes ? Si ce n’est pas le cas, propose-t-il une interface de programmation d’applications (API) permettant de développer des intégrations personnalisées ?
Il importe également d’évaluer la manière dont le système ERP gérera la migration des données à partir de vos systèmes existants. C’est souvent l’un des aspects les plus complexes et les plus longs lors de l’implantation d’un système ERP. Le bon fournisseur devrait fournir des outils et un soutien complets pour la migration des données afin d’assurer une transition en douceur.
CONSEIL No 8 : ÉVOLUTIVITÉ - CHOISIR UN SYSTÈME ERP CAPABLE D'ÉVOLUER AVEC L'ENTREPRISE
Pour les PME, la croissance de leurs activités d’affaires est un impératif. Il faut donc choisir un système ERP capable de répondre aux besoins futurs de votre entreprise. L’évolutivité est une caractéristique essentielle à rechercher dans une solution ERP.
Un logiciel ERP évolutif peut prendre en charge un plus grand volume de données, de nouveaux utilisateurs et des modules ou fonctionnalités additionnels tout au long de la croissance de votre entreprise. Que vous élargissiez votre gamme de produits, augmentiez votre capacité de production, pénétriez de nouveaux marchés ou ajoutiez de nouvelles unités commerciales, votre logiciel ERP doit être en mesure de gérer ces changements sans investissement supplémentaire important ni interruption de vos activités.
Lorsque vous évaluez l’évolutivité d’un système ERP, demandez-vous s’il est facile d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de nouveaux modules. Cela peut-il se faire sans interruption majeure de vos activités ? Tenez également compte des performances du système en cas d’augmentation de la charge. Avec l’augmentation du nombre d’utilisateurs et de données, le système continuera-t-il à fonctionner efficacement, ou verrez-vous une baisse de la vitesse et de la réactivité ?
Les systèmes ERP infonuagiques présentent souvent un avantage en termes d’évolutivité. Comme ils sont hébergés sur les serveurs du fournisseur, il suffit généralement d’ajuster votre plan d’abonnement pour augmenter la capacité. En revanche, les systèmes sur site peuvent exiger une plus grande capacité du serveur pour évoluer, ce qui peut s’avérer beaucoup plus complexe et coûteux.
CONSEIL No 9 : SÉCURITÉ ET CONFORMITÉ - PROTECTION DES DONNÉES ET CONFORMITÉ AUX EXIGENCES RÉGLEMENTAIRES
La sécurité des données de votre entreprise est primordiale, en particulier lors de l’implantation d’un système ERP, qui centralise une grande partie de vos informations commerciales sensibles. Toute violation du système pourrait être désastreuse, et entraîner une perte de données, une interruption des opérations, des sanctions réglementaires ainsi qu’une atteinte à la réputation de votre entreprise. Il est donc essentiel de s’assurer que chaque système ERP envisagé dispose de solides mesures de sécurité.
En évaluant la sécurité d’un système ERP, considérez à la fois ses mesures de sécurité physique et celles de cybersécurité. Quelles mesures de sécurité le fournisseur a-t-il mises en place dans ses centres de données dans le cas d’un système hébergé dans le nuage ? A-t-il prévu des mesures de redondance visant à garantir que les données ne seront pas perdues en cas de défaillance matérielle ou de sinistre ? En ce qui concerne la cybersécurité, le système comprend-il des fonctions telles que le cryptage, la détection d’intrusion et des contrôles d’accès pour se protéger contre les accès non autorisés ?
La conformité est un autre aspect essentiel à ne pas négliger. Les entreprises manufacturières sont souvent tenues de se conformer à une multitude de règles sectorielles, notamment en matière de normes de qualité, de sécurité et de protection de l’environnement.
Votre logiciel ERP peut remplir un rôle crucial en vous aidant à répondre à ces exigences réglementaires. Il peut automatiser les tâches et assurer le suivi des données relatives à la conformité, produire des rapports requis et fournir une piste d’audit démontrant vos efforts en matière de conformité.
CONSEIL No 10 : SOUTIEN POST-IMPLANTATION ET FORMATION - POUR UN SUCCÈS DURABLE
Un système ERP n’est pas une solution prête à l’emploi. Une fois votre système implanté, vous aurez besoin de soutien et de formation continus de la part de votre fournisseur pour vous assurer qu’il réponde à vos besoins en permanence et apporte de la valeur à votre entreprise. Voilà pourquoi il est essentiel que le soutien post-implantation offert par les fournisseurs de système ERP entre en ligne de compte dans votre processus de sélection.
Le soutien post-implantation peut prendre de nombreuses formes. Parmi les plus importantes figure l’assistance technique. Celle-ci englobe généralement le dépannage, les mises à jour du système et l’assistance pour tout problème survenant lors de l’utilisation du système ERP. Lorsque vous évaluez le soutien technique d’un fournisseur de systèmes ERP, validez certains facteurs tels que les heures d’ouverture, les délais de réponse et l’expertise de l’équipe d’assistance.
La formation est un autre aspect essentiel du soutien post-implantation. Une formation initiale est généralement dispensée pendant la phase d’implantation. Par la suite, des formations continues peuvent s’avérer nécessaires quand l’équipe se familiarise avec le système, que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées ou que de nouveaux employés rejoignent l’entreprise. Recherchez des fournisseurs qui proposent de multiples ressources de formation, par exemple des tutoriels en ligne, des webinaires, de la documentation et des forums d’utilisateurs.
Les mises à jour périodiques du système constituent également un élément important du soutien post-implantation. Celles-ci peuvent introduire de nouvelles fonctionnalités, améliorer les performances du système et corriger les bogues ou les failles de sécurité. Lors de l’évaluation d’un fournisseur de systèmes ERP, informez-vous sur son processus de mise à jour. Quelle est la fréquence des mises à jour ? Comment sont-elles installées — est-ce un processus manuel ou automatique ? Sont-elles incluses dans le coût du système ERP ou constituent-elles un coût supplémentaire ?
Un autre aspect du soutien post-implantation à considérer est la gestion de votre compte. Certains fournisseurs de système ERP mettent à votre disposition un gestionnaire de compte dédié qui travaille avec vous pour s’assurer que vous exploitez au mieux votre système. Il peut vous conseiller sur les meilleures pratiques, vous aider à optimiser le système et faire valoir vos intérêts au sein de l’organisation du fournisseur.
COMPRENDRE LE PROCESSUS D'IMPLANTATION D'UN SYTÈME ERP POUR LA PRODUCTION
Une bonne compréhension du processus d’implantation d’un système ERP est une condition préalable à un déploiement réussi. Le processus peut être complexe et chronophage, mais une parfaite compréhension et une planification adéquate suffisent pour atténuer les risques et assurer une transition sans heurts.
- Lancement du projet : Le projet commence par une réunion de lancement à laquelle participent les principales parties prenantes. Cette réunion a pour but d’aligner tout le monde sur les objectifs, le calendrier et les responsabilités du projet.
- Analyse des besoins : Cette phase comprend une analyse détaillée de vos processus opérationnels et de vos besoins. L’objectif est de comprendre comment le système ERP peut soutenir au mieux vos opérations. Elle implique souvent des discussions approfondies avec les responsables des différents services afin de comprendre leurs besoins uniques..
- Conception du système : Le système ERP est conçu sur la base de l’analyse des besoins. Cette phase porte sur la définition de l’architecture du système, les personnalisations, les stratégies de migration des données et les éventuelles intégrations avec d’autres systèmes.
- Configuration et personnalisation du système : Le système ERP est ensuite configuré selon la conception. Cette phase peut comprendre la définition des paramètres du système, la personnalisation des formulaires et des flux de travail, ainsi que la définition des rôles et des autorisations des utilisateurs.
- Migration des données : C’est l’un des stades les plus critiques du processus d’implantation. Les données existantes doivent être nettoyées, formatées et transférées vers le nouveau système ERP. Après la migration, il est essentiel de valider les données pour s’assurer de leur exactitude.
- Test du système : Une fois configuré, le système est rigoureusement testé afin de s’assurer qu’il répond aux besoins de l’entreprise et qu’il fonctionne correctement. Cette tâche implique souvent l’exécution de scénarios de test et la résolution des problèmes qui surgissent.
- Formation : Les utilisateurs finaux sont formés à l’utilisation du nouveau système. Pour ce faire, des séances de formation pratique sont organisées, des manuels d’utilisation sont élaborés et l’accès à des ressources de formation en ligne est fourni.
- Mise en service (Go-Live) : Une fois les tests terminés et les utilisateurs formés, le système est prêt à être mis en service. Pour éviter toute interruption des activités de l’entreprise, il se peut que l’ancien et le nouveau système fonctionnent en parallèle pendant un certain temps.
- Soutien post-Implantation : Le soutien post-implantation et la formation sont essentiels pour résoudre les problèmes éventuels, dispenser une formation complémentaire et aider les utilisateurs à s’adapter au nouveau système.
CONCLUSION
Implanter un nouveau système ERP est un projet d’envergure pour toute organisation. Elle nécessite une planification minutieuse, des tests approfondis et une formation adéquate, ainsi qu’un suivi permanent pour s’assurer que le projet reste sur la bonne voie.
L’implantation réussie d’une solution logicielle ERP se traduira par une efficacité accrue, un meilleur service à la clientèle, une rationalisation des opérations commerciales et une amélioration des performances. Avec une préparation et une exécution appropriées, les systèmes ERP peuvent être d’une aide considérable pour toute organisation.