L'investissement en vaut-il vraiment la peine? Quels sont les principaux bénéfices d'un logiciel ERP?
Ce n’est pas un secret, l'implantation d'un logiciel ERP implique beaucoup de formation du personnel et de frais de maintenance. C‘est un investissement coûteux au point de vue temps et argent.
Les nombreuses étapes à suivre avant d’arriver au point confortable où les employés maîtrisent bien le système et le perçoivent comme un allié essentiel, et où les gains en temps et argent deviennent une évidence, peuvent rebuter plus d’un chef d’entreprise à s’embarquer dans une telle aventure.
Bien entendu, le jeu en vaut la chandelle: les avantages à long terme, au niveau des gains financiers et de l’efficacité dépassent largement les coûts encourus lors de installation. Nous avons mis en lumière les principaux bénéfices où les gains en temps et argent sont les plus tangibles.
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1. Tout, au même endroit, accessible en tout temps
En incluant vos documents et vos procédures dans un système ERP, vous les normalisez afin que chaque employé ayant les permissions nécessaires puisse avoir accès à l’information en temps réel. Fini les pertes de temps!
Des situations frustrantes, comme par exemple le fait de ne pas trouver un document qui vous serait utile immédiatement alors que la personne qui en est responsable est partie en vacances, feront parties du passé. Vous ne perdez plus de temps à chercher les bons contrats, les bons outils de vente ou les bons fournisseurs, et tout est fait pour que le travail soit effectué le plus rapidement possible.
Le travail sur le ‘’cloud’’ (infonuagique) signifie qu’il est possible de travailler à n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Vos entrepôts satellites peuvent voir immédiatement si le stock d’un certain article est bas, et quelques clics suffisent pour commander des items supplémentaires.
Un nouvel employé peut apprendre comment fonctionne le logiciel et travailler de la maison, sans avoir à se rendre au bureau. Le service des TI peut installer des mises à jours à distance, sans avoir à redémarrer les ordinateurs un par un. Ces éléments sont des avantages de taille en ces temps de pandémie, où l’embauche, la formation ainsi que le travail quotidien doivent se faire majoritairement à distance!
2. Des rapports personnalisés pour une meilleure gestion financière
Les systèmes ERP vous permettent de générer des rapports visuels faciles à comprendre et à partager. Vous pouvez en quelques clics, par exemple, générer des aperçus des performances pour une période donnée avec une série de graphiques à présenter lors d’une réunion imprévue.
Vos rapports financiers au conseil d'administration de votre entreprise, en revanche, peuvent être établis de manière détaillée et en peu de temps. Grâce à la structure des rapports ERP, vous pouvez contrôler qui voit quels ensembles de données, de sorte que vous ne présentez que les informations les plus pertinentes. Cela permet de réduire le temps passé à créer des rapports et le temps nécessaire à ceux qui les lisent pour les comprendre.
En plus des rapports en temps réel, le logiciel ERP vous fournit les outils nécessaire pour mieux comprendre vos prévisions financières. Vous pourrez voir où l'argent est actuellement gaspillé et où les budgets sont sous-utilisés. Vous pourrez surveiller la demande de stocks pour investir judicieusement sur une base plus saisonnière.
Le fait que ces données soient facilement lisibles et qu’elles se retrouvent toutes à un même endroit sont un avantage non négligeable : nul besoin de compiler de multiples fichiers Excel utilisant différents formats avant d’arriver à pouvoir tirer des conclusions!
3. Contrôle des coûts et audits plus faciles
Votre entreprise fait l'objet d’audits chaque année. Chaque audit prend du temps pour générer une trace écrite, que vous soyez en train de démontrer votre engagement à améliorer la gestion de la qualité ou de mettre en place vos chiffres annuels.
Les coûts administratifs liés à la préparation d'un audit sont énormes. Heureusement, Un système ERP génère des journaux chaque fois qu'un enregistrement est modifié. Cela signifie qu'une piste d'audit claire peut être créée et exportée en un rien de temps. Aussi, l'utilisation de l'ERP pour la tenue des registres et la gestion des stocks réduit également la marge d'erreur humaine.
Contrairement à une feuille de calcul, qui peut être modifiée et enregistrée, le logiciel ERP reconnaît une entrée non valide et signale le problème avant qu'il puisse être enregistré dans le système. Cet aspect peut être qualifié de révolutionnaire pour une industrie très réglementée, telle que l’industrie alimentaire. Les nombreux rapports qui doivent être rendus de manière régulière ne feront plus l’objet de planification longue et rigoureuse !
4. Amélioration du contrôle des stocks
On le sait tous, une bonne gestion de l’inventaire est cruciale pour garantir un bon succès à l’entreprise. Un logiciel d’ERP vous aide à bien connaître vos besoins précis en matière de stocks et vous aidera à :
- réduire l'espace de stockage inutile;
- minimiser le gaspillage;
- améliorer vos prévisions d’achats.
Fini, les stocks à écouler à pertes afin de faire de la place! Vous pouvez configurer des alertes qui passent une commande automatiquement lorsque les stocks atteignent un niveau critique.
5. Une gestion de la chaîne d'approvisionnement optimisée
Les problèmes de fournisseurs coûtent à votre entreprise du temps, de l'argent et des clients. Un programme ERP vous aidera à assurer le suivi de vos contrats et à mettre le doigt sur les problèmes réguliers qui peuvent survenir en faisant affaires avec certains fournisseurs – commandez-vous un peu trop à la dernière minute? En trop petites quantités? L’analyse des données vous aidera à accélérer les livraisons et à minimiser les retards causés par les problèmes courants de la chaîne d'approvisionnement.
6. Les données clients complètes et centralisées
Votre base de donnée, avec toutes les informations qu’elle renferme, est ce que votre entreprise a de plus précieux. Après tout, il est bien plus facile de fidéliser une clientèle déjà conquise que de devoir en acquérir constamment une nouvelle!
En conservant au même endroit l’information sur vos clients, y compris les détails de chaque interaction en personne ou téléphonique , chaque courriel et chaque commande, un simple coup d’œil suffira pour voir ce qui se passe avec ce client. Votre département de service à la clientèle comprendra rapidement les problèmes à résoudre et ne perdra pas de temps à recueillir de précieuses informations !
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