Les tableaux Kanban de SAP B1UP

Rationalisez vos processus opérationnels grâce aux tableaux Kanban de SAP B1 UP

Vous cherchez un moyen simple de gérer et d’organiser vos données dans SAP Business One ? Ne cherchez pas plus loin — les tableaux Kanban de SAP B1 Usability Package de Boyum® offrent une solution puissante pour rationaliser vos processus opérationnels. 

Dotés de fonctionnalités de production de rapports avancées, les tableaux Kanban vous aident à visualiser et à suivre vos tâches pour améliorer votre efficacité et votre productivité. Dans cet article, nous vous expliquons l’utilité des tableaux Kanban de B1UP et comment les installer — y compris les options de configuration et plus encore ! 

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban?

Un tableau Kanban est un outil de visualisation interactif qui aide les équipes à assurer le suivi de leur travail. Toyota l’a initialement développé pour améliorer le processus de fabrication, mais il a depuis été adapté à de nombreuses industries. Avec un tableau Kanban, les équipes peuvent facilement visualiser leur flux de travail et hiérarchiser les tâches par ordre de priorité.

Son fonctionnement est simple : chaque tâche est représentée par une carte, et le tableau est divisé en colonnes en fonction de son stade actuel dans le flux de travail. Les cartes peuvent ensuite être glissées d’une colonne à l’autre à mesure que les tâches progressent à travers leur cycle de vie.

Dans le cadre de SAP Business One, le tableau Kanban de B1UP constitue un moyen puissant et intuitif de suivre en un clin d’œil l’état des opportunités de vente, des ordres de planification, des activités, des projets, et bien plus encore. Vous pouvez facilement suivre la progression d’un flux de travail en déplaçant les cartes entre les différentes colonnes, en fixant des dates d’échéance pour les tâches et en les assignant à différents utilisateurs. Chaque fois qu’une carte est déplacée sur le tableau Kanban, l’enregistrement correspondant dans le système SAP Business One est automatiquement mis à jour.

Il est important de préciser que le tableau Kanban est uniquement disponible dans le B1 Usability Package et non dans la version de base de SAP Business One. Si vous disposez déjà du B1UP, l’installation et la configuration du tableau Kanban sont très simples. Nous vous montrerons comment procéder en quelques étapes seulement. Si vous ne disposez pas de ce logiciel compagnon, nous vous invitons à découvrir les fonctionnalités et les avantages de ce puissant module complémentaire.

Voyons maintenant comment installer et configurer les tableaux Kanban, les différentes options de configuration que vous pouvez utiliser, et quelques exemples d’utilisation pour en tirer le meilleur parti dans votre entreprise.

Comment activer les tableaux Kanban?

Deux conditions préalables doivent être remplies pour activer votre tableau Kanban dans SAP Business One :

1. Activer le B1 Usability Package
2. Activer la fonctionnalité de Tableau de bord pour un utilisateur
   
   

Activer le B1 Usability Package
Si le B1 Usability Package est déjà installé et activé, vous pouvez passer à l’étape suivante. Sinon, suivez les étapes ci-dessous pour l’activer dans votre système.

1. Ouvrir Modules > Administration > Add-ons > B1 Usability Package > Administration des licences    
2. Une fois l’écran de licences affiché, vérifiez si l’utilisateur a activé la fonction B1UP. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez l’activer en cliquant sur la case à cocher à côté du nom de l’utilisateur et en cliquant sur « Mettre à jour ».

En principe, si B1UP est disponible sur votre système, il le sera également pour les autres utilisateurs.

Activer la fonctionnalité de Tableau de bord pour un utilisateur
Une fois B1UP activé, vous pouvez procéder à l’activation de la fonction de tableau de bord pour un utilisateur.

1. Pour ce faire, ouvrir Modules > Administration > Add-Ons > B1 Usability Package > Configuration B1
2. Cocher la case « Utiliser B1 Dashboard ». 

ATTENTION ! Si la case n’est pas cochée, il ne faut surtout pas la cocher durant les heures de travail, sinon tous les utilisateurs seront déconnectés le temps que les tableaux et les champs supplémentaires soient ajoutés. Par mesure de sécurité, sauvegardez votre base de données après les heures de travail. Lorsqu’il n’y a plus d’utilisateurs actifs, vous pouvez à ce moment cocher la case pour l’optimisation.

1. Après avoir activé la fonctionnalité au sein de l’organisation et généré les tableaux et le champs, sélectionnez le bouton avec les points de suspension.
2. Dès que la fenêtre « Sélectionner des utilisateurs » s’ouvre, assurez-vous de choisir « Inclure utilisateurs » au lieu de « Exclure utilisateurs ». Sélectionnez tous les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez activer les tableaux de bord, puis cliquez sur OK.

Peut-on activer les tableaux Kanban UNIQUEMENT pour des utilisateurs en particulier ?
Pour la configuration des tableaux Kanban de SAP Business One B1UP pour des utilisateurs particuliers, sachez que vous avez un contrôle total sur les tableaux de bord qu’ils peuvent consulter.  Il suffit de vous connecter à l’écran du tableau de bord et de sélectionner l’option « Impersonate user » dans le menu à l’icône d’engrenage, ce qui vous permettra de personnifier le profil d’un utilisateur donné.  

Vous pourrez modifier les vues de son tableau de bord pour configurer ce qu’il peut ou ne peut pas voir. Il est important de noter que ces modifications ne seront enregistrées que si ledit utilisateur est déconnecté de SAP Business One pendant que vous personnifiez son profil.

Il est important de souligner que chaque utilisateur peut avoir son propre ensemble de vues de tableaux de bord. Vous pouvez également restreindre la visualisation de tableaux de bord spécifiques par les utilisateurs, ainsi que transférer des vues entre utilisateurs. Cette fonction est extrêmement utile pour les équipes, car elle vous permet de copier et de coller rapidement des vues d’un utilisateur à l’autre, et de gagner ainsi beaucoup de temps.  

Pour approfondir le sujet, nous vous recommandons de visionner nos précédentes formations B1UP sur notre chaîne YouTube : 

• Boyum B1UP — calendrier et tableau de bord
• B1UP : Comment créer votre propre tableau de bord

Vous pouvez également lancer le tableau Kanban en tant que fonctionnalité universelle, à l’extérieur de sa zone de tableau de bord habituelle, tel qu’expliqué dans cette vidéo :

• Créez des tableaux de bord Kanban avec BoyumIT B1UP

Comment ajouter un tableau Kanban aux tableaux de bord de B1UP?

Tout se fait à partir du menu à l’icône d’engrenage. Si vous êtes un super utilisateur, vous avez accès à la possibilité d’ajouter et de modifier les paramètres d’affichage. Vous pouvez créer différents onglets sur votre tableau de bord qui combinent divers widgets, tels que des cartes de processus de vente, des listes d'articles ouverts et des tableaux Kanban.

Ouvrez le menu à l’icône d’engrenage et cliquez sur « Add/Edit View Settings » (Ajouter/Modifier les paramètres de vue). Vous pouvez donner un nom à votre nouvel onglet — par exemple, « Kanban » — avant de cliquer sur « Update » (Mettre à jour). À partir de là, vous pouvez ajouter de nouveaux widgets en cliquant sur le menu à l’icône d’engrenage > Add new widgets (Ajouter de nouveaux widgets).

Plusieurs widgets personnalisables, classiques, fonctionnels et de données sont disponibles à la sélection. Dans ce cas-ci, le widget tableau Kanban peut être utilisé pour un filtrage complet.  Une fois le widget Kanban sélectionné, vous pouvez le faire basculer en une vue agrandie sur votre écran et afficher un tableau Kanban d’opportunités de vente avec différentes colonnes qui illustrent un processus de vente simple. 

Vous disposez de nombreuses options pour personnaliser votre tableau de bord en fonction de vos besoins.

Comment personnaliser les tableaux Kanban? 

Le tableau Kanban de B1UP permet aux utilisateurs de le personnaliser en fonction de leurs propres besoins en matière de rapports. Sur l’écran d’édition, il existe une variété d’options qui peuvent être utilisées pour créer une expérience unique.

Par exemple :

• Il est possible d’ajouter une barre de pourcentage, qui indique le statut d’achèvement des opportunités de vente et le met à jour sans avoir à accéder à SAP Business One.
• En plus, le codage peut ajouter une surbrillance visuelle, comme des fonds de couleur, une coloration des légendes, et plus encore.
• Enfin, un widget de résumé des POS peut être ajouté sous le Kanban avec des indicateurs de performance clés (KPI) tels que le montant potentiel de la moyenne pondérée et le montant à chaque étape du processus de vente. De cette façon, les utilisateurs ont une vue d’ensemble de la situation existante à tout moment.

En personnalisant les tableaux Kanban, les utilisateurs ont une vision plus claire de leurs données et une meilleure compréhension de leur performance commerciale. Ils ont également un aperçu précieux de leurs activités commerciales et peuvent améliorer l’efficacité de leurs processus quotidiens en tirant parti des fonctionnalités et des options disponibles avec les tableaux Kanban. 

Le widget Kanban fournit des fonctionnalités pratiques pour chaque carte du tableau Kanban. En survolant une carte du tableau, vous pouvez accéder à des options telles que la modification de la date de clôture prévue et du montant potentiel d’une opportunité de vente sans avoir besoin de l’explorer en profondeur. En outre, vous pouvez filtrer et rechercher les données disponibles à partir de cette vue. Ceci est extrêmement utile lorsque vous essayez de gérer efficacement vos données dans SAP Business One.  

Comment faire concrètement tout cela?

Veuillez noter qu’une certaine connaissance du langage SQL est nécessaire.

1. Cliquez sur les points de suspension en haut et sélectionnez « Edit this Kanban board » (Modifier ce tableau Kanban) pour accéder à la configuration de ce tableau Kanban.
2. B1UP utilise un langage de type HTML. Sur cette page web, vous trouverez un guide de formatage de texte inspiré de HTML. Si vous regardez la vidéo d’introduction au Kanban, vous constaterez qu’il s’agit de l’introduction au Kanban de Boyum IT Solutions.
3. Une fois l’écran d’édition ouvert, vous disposez des options de personnalisation suivantes :
   1. Données SQL - Pour apporter des modifications, les utilisateurs peuvent utiliser un code basé sur le langage HTML pour personnaliser la mise en page, la couleur et d’autres éléments de conception du tableau, qui inclut : le formatage dynamique en gras; différentes couleurs de police (une liste complète est disponible dans les documents d’aide de Boyum IT pour le tableau Kanban); la possibilité d’ajouter des couleurs d’arrière-plan.
   2. Colonne SQL - La requête SQL définit les colonnes qui apparaîtront sur votre tableau. Par exemple, nos étapes d’opportunité de vente ont été définies comme des colonnes Kanban. Si vous préférez avoir un meilleur contrôle sur la façon dont votre tableau affiche les informations, il est possible de filtrer et de construire des colonnes personnalisées avec une requête SQL manuelle.
   3. Visualisations et actions - En bas de l’écran d’édition Kanban se trouve une variété d’options supplémentaires disponibles.
   4. Fonctions universelles de navigation personnalisées - Concevez une navigation simplifiée en créant une fonction universelle qui vous mènera directement à l’endroit souhaité ! Par exemple, vous voulez que chaque fiche d’opportunité de vente aille directement à l’onglet des étapes une fois ouverte — rien de plus simple. Configurez ce paramètre dans le cadre d’une fonction universelle de navigation personnalisée pour une simplicité ultime et un accès rapide.
   5. Action de déplacement de colonne - L’action de déplacement de colonne vous offre diverses options pour transférer une carte d’une colonne à une autre. Selon le type d’objet, différentes actions de survol sont possibles — comme la mise à jour du stade d’une opportunité de vente, ou la modification de la fonction UDF de l’en-tête afin qu’elle reflète votre statut à l’interne. En outre, les documents peuvent être mis au statut approuvé/non approuvé facilement et rapidement.
   6. Mots-clés - Sur le côté droit de votre écran, vous pouvez incorporer des mots-clés de données qui seront utilisés dans votre requête, afin de permettre au système d’accéder et de puiser dans diverses sources.

On retrouve une multitude d’éléments uniques. Vous pouvez déployer tout ce que vous voulez, de la syntaxe dynamique aux fonctions universelles, et les faire fonctionner parfaitement ! De plus, en vous déplaçant d’une colonne à l’autre, les informations en arrière-plan changent automatiquement. Si vous avez un jour l’idée de modifier ces colonnes, vous pourrez obtenir le résultat souhaité avec cette solution, pour autant qu’elle réponde à vos exigences de mise en forme des données !

En résumé

Les tableaux Kanban de B1 Usability Package sont un outil incroyablement puissant pour gérer rapidement et efficacement les données dans SAP Business One. De la personnalisation de la conception de tableau avec un code inspiré de HTML à l’ajout de mots-clés et d’actions, les utilisateurs ont un contrôle total sur la configuration de leurs tableaux selon leurs besoins. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent maximiser leur efficacité dans les processus quotidiens en tirant parti de toutes les fonctionnalités et options offertes par le tableau Kanban.

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