Trucs et astuces - Gestion des processus d'approbation de documents dans SAP Business One
SAP Business One permet la gestion des processus d’approbation pour les entreprises qui requièrent la validation de certains documents par un ou plusieurs responsables. Par exemple, pour les documents d’achats, lorsqu’un utilisateur entre une valeur qui excède la limite définie en interne, le document sera bloqué pour la création et sera soumis à l’approbation des responsables.
Dans SAP Business One, il est possible de définir les documents et les utilisateurs concernés par ce contrôle, les signataires responsables, ainsi que les conditions qui doivent être remplies pour que le processus d’approbation soit déclenché.
Niveaux d’approbation
En premier lieu, il faut déterminer les niveaux d’approbation. La liste des signataires est définie pour chacun de ces niveaux. Afin de permettre à plusieurs signataires de valider des documents, il faut tous les énumérer dans le niveau d’approbation concerné.
Allez dans le menu Administration Processus d’approbation Niveaux d’approbation
Modèles d‘approbation
Pour terminer la configuration des approbations, il faut créer des modèles d’approbation. Dans ces modèles, les utilisateurs concernés par la vérification sont énumérés, ainsi que les types de documents et les niveaux d’approbation requis (les signataires responsables).
Aller dans le menu Administration Processus d’approbation Modèles d’approbation
Sous l’onglet Conditions, il faut indiquer si l’approbation est requise en tout temps ou qu'occasionnellement sous certaines conditions. Dans ce cas, les conditions doivent être déterminées en utilisant des requêtes ou des conditions prédéfinies dans SAP Business One.
Remplacer un signataire autorisé absent
Les signataires permettent de valider la création des documents. Parfois, les signataires autorisés peuvent être absents. Une transaction ne doit pas rester bloquée ou en attente et le processus d’approbation doit être finalisé par la création ou le refus de création du document dans les plus brefs délais. Dans ces situations, il est possible de remplacer le signataire autorisé temporairement. Il faut déterminer qui est le signataire autorisé remplaçant, pour quel modèle d’approbation et pour combien de temps.
Aller dans le menu Administration Processus d’approbation Remplacer le signataire autorisé pour les modèles d’approbation
Dans ce menu, remplissez les champs requis.
Il est maintenant possible qu’un signataire autorisé remplaçant approuve la création des documents temporairement jusqu’à ce que le signataire principal soit de nouveau disponible.
Pour de l'information complémentaire concernant la création d'usagers dans SAP Business One, visionnez la présentation enregistrée disponible sur YouTube.
Pour plus d’information
Vous avez des questions à propos de la gestion des approbations dans SAP Business One ? Faites une demande à nos consultants. Ils se feront un plaisir de vous accompagner et de partager avec vous les meilleurs outils et meilleures pratiques qui vous permettrons de simplifier votre travail et d’optimiser vos processus d’affaires.