Procédures et méthodes
Configuration systèmes
Tout d'abord, nous considérons intéressant de s’attarder à quelques configurations systèmes disponibles dans SAP Business One. Dans l’initialisation du système – Options générales – Onglet Afficher, on retrouve la gestion des taux de change. Par défaut, c’est la méthode directe plutôt qu’indirecte qui prévaut. Par exemple, avec la méthode directe, nous obtenons 1 $ US = 1.30 $ CAD. Avec la méthode indirecte ,1 $ USD se divisera par 0.77. Il s’agit tout simplement d’une question de multiplication dans un cas et de division dans l’autre.
Image 1 : Méthodes de gestion des taux de change
C’est dans le module Administration qu’on retrouve les taux de change pour chacune des devises existantes.
Image 2 : Taux de change, par devise
Mise à jour des taux de change dans SAP Business One
Il existe plusieurs façons de mettre à jour les taux de change. D’abord, il est possible de le faire manuellement à tous les jours en faisant l’entrée au début de la journée de travail. Sachez que SAP Business One ne pourra pas créer de transaction en devises étrangères si les taux de change ne sont pas entrés le matin même.
Si vos employés font une transaction en devise étrangère et qu’il n’y a pas de taux de change entré dans le logiciel, il y aura un message d’erreur, d'où l’importance de maintenir cette table à jour.
Beaucoup vont plutôt utiliser un taux global pour le mois. Sous Déterminer cours de la période, nous allons choisir une période en fonction des sélections de date et entrer le taux souhaité. Le taux se mettra ainsi à jour pour la période indiquée. Ensuite, cliquez sur Mise à jour. Il s’agit de différentes façons de mettre à jour les taux de change.
Image 3 : Mise à jour des taux de change
Import et Export pour les multi-compagnies
Il existe également les outils Exporter et Importer, qu'on ne peut pas tout à fait qualifier d'automatisation. Dans le cas d’une multi-compagnie, on risque de vouloir faire un export, car on se retrouve avec plusieurs bases de données et on peut possiblement décider d’exporter les cours. On sélectionne le mois affiché puis, on exporte les cours. Le système créé donc une table. De l’autre côté, dans l’autre compagnie, nous allons faire l’inverse, soit sélectionner la période et cliquer sur Importer les cours. Ceci facilitera le transfert si on possède plusieurs bases de données dans un environnement multi-compagnies. On met à jour à un endroit et on exporte et importe plutôt que de refaire complètement l’opération.
Image 4 : Exporter et Importer
Pour les utilisateurs de l’outil B1 Usability Package (B1UP) de Boyum, c’est d’autant plus pratique, car celui-ci vient avec un outil de mise à jour des taux de change basé sur la Banque du Canada. On peut sélectionner un horaire de rafraîchissement, le faire faire plusieurs fois par jour ou alors décider qu’on veut un taux spécifique, celui de midi la veille par exemple.
Forgestik a également développé un petit outil complémentaire pouvant être installé. Il s’agit d’un programme relié à d’une tâche Windows journalière. Celle-ci mettra automatiquement à jour les taux basés sur les taux de clôture de la veille.
Ce sont de bons outils pour ceux d’entre vous souhaitant sauver du temps ou éviter de le faire manuellement. La mise à jour des taux de change est aussi simple que cela!
Mise à jour automatique des transactions
Par exemple, si on entre un payable à 1.30 $, s’il est encore payable à la fin du mois, nous avons l’option de refaire une conversion du gain ou de la perte basée sur le taux de change de la fin du mois. S’il est payé au courant du mois, le calcul va se faire automatiquement. Ainsi, le gain ira directement dans les comptes de grands livres. Les différences de changes pertes et gains sont spécifiés dans tous les modules (Ventes, Achats, etc.).
On spécifie également quels sont les comptes de gains ou de pertes. Si on a des transactions en devises étrangères, ces comptes, s’ils ne sont pas configurés, créeront un message d’erreur. En effet, ces gains et pertes doivent être comptabilisés dans des comptes précis. Ainsi, SAP différencie les transactions par le moment auquel elles sont effectuées. Le système calculera s’il y a un gain ou une perte pour toutes les transactions générant une écriture comptable.
Image 5 : Liens comptables
Gestion des devises en fin de période
L’outil nous venant en aide pour les fins de périodes ou les fins d’année est la réévaluation des soldes en devise externe dans le module gestion financière. Cet outil va générer un rapport sommaire montrant les gains et perte de change des soldes comptabilisés en devises étrangères selon le taux de fin de période. Avec l’aide de ce rapport, on peut aussi effectuer un forage des données pour fin d’analyse plus détaillée. La fonction Créer va permettre de générer les écritures de journal en conséquence.
Il existe aussi l’option Réévaluation des soldes en devise système. Cette option est conçue pour des entreprises ayant des sociétés mères opérant dans une devise différente. Par exemple, une société établie au Canada effectuera l'ensemble de ses opérations en devise canadienne, malgré le fait que la maison mère soit située aux États-Unis. Celle-ci va souhaiter voir les rapports financiers dans leur propre devise (USD). Chaque transaction sera ainsi convertie selon leur devise.
Image 6 : Réévaluation des soldes en devise interne
Types de devises dans SAP Business One
SAP peut comptabiliser chaque transaction selon 3 devises. Lors de la configuration initiale de l’entreprise, on doit spécifier la devise interne et la devise système. La devise étrangère est comptabilisée automatiquement au moment des transactions. La devise système sera utilisée dans les cas où la société doit produire des rapports dans la devise d’une société mère. À noter que ces choix sont irréversibles dès qu’une transaction est enregistrée. Lors de la création des comptes de grand livre, il est possible de spécifier la devise du compte par défaut. Dans ce cas, bien que les transactions soient toujours converties en devise locale, le système n’acceptera pas de transaction dont la devise originale sera pas celle spécifiée par défaut.
Image 7 : Devise interne
Spécifications des devises dans les comptes
Dans votre plan comptable, il faut spécifier la devise des comptes à la création de ceux-ci. Par contre, dans un compte bancaire, la devise y sera déjà spécifiée. Automatiquement, nous pourrons ainsi faire la conversion des gains et pertes de change à la fin. On retrouve la même chose au niveau des recevables. Forgestik suggère très fortement de séparer les comptes. On évite ainsi beaucoup de problèmes au niveau des rapports financiers et de la balance des comptes et le risque de confusion à la sortie des rapports.
En effet, tout ce qui entre dans un compte est dans une devise spécifique. Il est donc facile de sortir nos rapports selon les différentes devises. La gestion de ces dernières se fait un peu partout au niveau du grand livre.
Image 8 : Devises
Solde des devises internes dans SAP Business One
Le solde des devises internes est l’outil de choix pour calculer notre gain ou notre perte de change de fin de période. Dans le système, il faut choisir les comptes payables ou les recevables. Il est impossible de faire des écritures de journal dans les comptes contrôles au grand livre, il faut plutôt passer par les partenaires.
SAP Business One fera automatiquement une entrée pour chacun des partenaires dans le cas où il y aurait un gain ou une perte de change à calculer à ce niveau. Ceci n’implique rien par rapport à l’état de compte qui, lui, apparaîtra toujours dans la même devise. Par contre, la nouvelle valeur aura été calculée dans l’autre devise si le taux de change a varié à la fin du mois. Donc, il fera une entrée via une écriture de journal dans le compte du partenaire afin de pouvoir refléter le tout au niveau du grand livre.
Si l’on souhaite vraiment convertir nos comptes payables ou nos recevables à la fin du mois, il faudra choisir de le faire via les partenaires. Puis, dans le cas des comptes de grands livres, nous choisirons les comptes à convertir. Il n’est pas nécessaire de tout sélectionner, car SAP ne connaît pas les règles comptables dans tous les pays.
Ainsi, si nos partenaires chargent en dollars américains, il est inutile de voir la variation de change sur les transactions d’inventaire, car l’inventaire est toujours converti au taux de la transaction. Dans cette situation et au Canada spécifiquement, on ne fait pas de gain ou de change à la fin du mois.
Si on a des comptes de Cash ou de dettes en devises étrangères, nous utiliserons surtout ces dernières et évidemment, nos recevables et nos payables. Il est également important de toujours activer l’ouverture des détails des lignes.
L’option Sauvegarder lignes/opérations non sélectionnées lors de l’ajout est à utiliser dans le cas où on effectue des conversions et qu'on voudrait sauvegarder les transactions exclues. Avec cette option, on pourrait y revenir plus tard si on a besoin de valider certaines informations avant. Ce n’est toutefois pas vraiment nécessaire dans la majorité des cas. On pourrait aussi décider d’exclure les gains selon une certaine échéance.
Ceci est plus fréquent dans les industries ayant une saisonnalité. Dans ce cas, on déciderait de ne pas tenir compte de ceux n’étant pas dus avant une date en particulier ou entre des dates en particulier. On pourrait aussi décider de seulement prendre les transactions dans une période donnée.
Il y a plusieurs options permettant de filtrer les transactions pour fins de calculs des gains ou pertes. La date d’exécution est essentielle, soit celle à laquelle on décide que la conversion doit être faite. On peut aussi décider d’inclure ou d’exclure les dates de rapprochement. On veut quand même calculer le gain ou la perte même si ça n’a pas encore été rapproché.
Un paiement ou un encaissement, tout ce qui est en conciliation, un document qui renverse un autre sont tous des exemples de rapprochements. On peut choisir toutes les devises ou seulement une devise en particulier. Dans SAP Business One, il prévu d’aller dans le détail. On pourrait avoir un compte de gain et de perte pour chaque type de transaction. Cependant, c’est plutôt rare, on voit plutôt un seul compte de gain et/ou un seul compte de perte.
Image 9 : Réévaluation des soldes en devise interne
En cliquant sur Exécuter, on obtient les valeurs en fonction du taux courant. Puis, le système calculera les variations. Nous verrons ainsi les transactions dans la devise demandée, mais pas le total du compte, qui n’a pas encore été concilié. De cette façon, on peut identifier les erreurs, un gain erroné ayant été comptabilisé par exemple.
Image 10 : Détails des transactions
Corriger les erreurs de transactions
Découvrons maintenant l’importance d’avoir activé l’ouverture/détail des lignes. En double-cliquant sur la ligne, nous avons la possibilité de voir d’où viendrait un gros montant suspect, les transactions qui y sont reliées et ainsi, trouver la source de l'erreur. En creusant, on peut également aller voir l’explication à même la transaction. Par exemple, est-ce possible qu’on se soit trompé dans le taux de change? Est-ce qu’une transaction a été mal exécutée? On peut ainsi aller chercher de façon détaillée l’explication de ce qui s’est passé.
Donc, dans l’écran ci-bas, on ne doit pas nécessairement tout sélectionner pour effectuer des recherches. Nous verrons des payables et des recevables, les comptes affectés. On peut simplement décider de comptabiliser le gain ou la perte sur quelques comptes seulement. On peut sauvegarder et revenir plus tard ou alors continuer et faire l’écriture en cliquant Créer. S’il y a des transactions non sélectionnées, le système nous les conservera pour plus tard.
Il est aussi possible de sélectionner les Remarques automatiques afin que SAP Business One fasse ceci automatiquement. Nous pourrons le voir dans l’écriture de journal. Un choix comptable possible est de décider de comptabiliser les gains et les pertes à la fin du mois, mais en souhaitant qu’ils soient renversés automatiquement. Ainsi, le calcul du gain ou de la perte sur la transaction sera toujours basée sur le taux de conversion originale.
Image 11 : Identifier les erreurs
En allant voir nos écritures de journal, nous remarquerons quelque chose de particulier. En effet, le système ne fait pas une seule écriture, mais bien une écriture par poste de grand livre et compte de partenaire. C’est ainsi que le système comptabilise son gain et sa perte. Il s'agit de l'outil parfait pour faire la conversion à la fin du mois, pour gérer les devises et pour comptabiliser les gains et les pertes.
Image 12 : Écritures de journal
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