Combien de temps est nécessaire pour une implantation ERP réussie?
Pour les PME qui envisagent d’implanter un logiciel de planification des ressources de l’entreprise (ERP), le processus peut sembler intimidant de prime abord. Avant de se lancer, il est important de comprendre les différentes étapes et les facteurs qui contribuent à la bonne implantation d’un tel système. Le plus souvent, les propriétaires de petites entreprises sous-estiment la complexité du processus d’implantation d’une solution ERP et surestiment la rapidité avec laquelle il peut être mené à bien.
Ce guide est conçu pour démystifier le processus d’implantation d’un système ERP pour les PME, donner un aperçu des facteurs qui influencent le calendrier et présenter les phases d’implantation habituelles.
COMPRENDRE CE QU'EST UN SYSTÈME ERP
Avant de se pencher sur les spécificités de l’implantation d’un système ERP, il est important de bien comprendre ce qu’est un ERP et les avantages qu’il présente pour les PME.
Un logiciel de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est une solution technologique utilisée par les entreprises pour gérer les processus et opérations de base de l’organisation, tels que la gestion des stocks, la gestion financière, la gestion de la relation client (« CRM »), les ressources humaines (RH), la gestion de la chaîne logistique (« SCM »), etc.
En adoptant un système ERP, les entreprises peuvent rationaliser les processus entre les départements et les équipes, réduire le travail manuel, automatiser les flux de travail, disposer d’une vision en temps réel des opérations et améliorer la prise de décision.
FACTEURS INFLUENÇANT LE CALENDRIER D'IMPLANTATION D'UN SYSTÈME ERP
Le calendrier d’implantation d’un système ERP dépend de plusieurs facteurs qui doivent être pris en compte lors des phases de planification. Parmi ces facteurs figurent la complexité du projet, les besoins de migration des données, les exigences de personnalisation, les besoins de formation et d’assistance, le processus de sélection des fournisseurs, les initiatives de gestion du changement et l’intégration avec d’autres systèmes existants.
COMPLEXITÉ
La complexité de l’implantation d’un système ERP a une incidence directe sur le calendrier. Une simple implantation, comme le passage d’une version du même logiciel à une autre, peut par exemple nécessiter moins de temps que l’implantation de processus et de fonctionnalités plus personnalisés. D’autre part, des complexités supplémentaires sont à anticiper si l’entreprise souhaite implanter plusieurs modules ou intégrer des applications tierces. Tous ces facteurs doivent être considérés lors de l’établissement du calendrier du projet.
LA MIGRATION DES DONNÉES
La migration des données est un facteur important qui influe sur le calendrier d’implantation d’un système ERP. La migration des données consiste à transférer les informations des systèmes existants (tels que les feuilles de calcul manuelles) vers le nouveau système ERP de sorte que toutes les informations pertinentes soient facilement disponibles et utilisables dans le nouveau système. La migration des données est un long processus qui doit faire l’objet d’une analyse et d’une planification approfondies afin de garantir l’intégrité des données tout au long de la migration.
LA PERSONNALISATION
La personnalisation du logiciel ERP a également un impact sur le calendrier d’implantation, car elle demande davantage de temps de développement pour s’assurer que tous les composants fonctionnent dans le cadre souhaité du projet. La personnalisation peut inclure la mise en place de rôles d’utilisateurs spécifiques, l’élaboration de rapports ou de tableaux de bord personnalisés, la configuration de flux de travail automatisés entre les modules, etc. Les besoins de personnalisation doivent être définis dès le début du processus de planification afin de figurer dans le calendrier d’exécution.
LA FORMATION ET LE SOUTIEN
La formation des employés à l’utilisation efficace du logiciel ERP est un autre facteur susceptible d’influer le calendrier d’implantation de l’ERP et le succès d'implantation d'un système ERP. Il est donc important de consacrer suffisamment de temps à la formation et au soutien pour que les employés se sentent à l’aise dans l’utilisation du système. Pour ce faire, il convient de créer des manuels d’utilisation, de fournir des tutoriels en ligne, voire de proposer des séances de formation sur site afin que les employés se sentent soutenus tout au long du processus.
LA SÉLECTION DU FOURNISSEUR
Choisir le bon fournisseur est essentiel au moment d’implanter un système ERP. Chaque fournisseur offre des niveaux de service différents avec des exigences particulières qui peuvent avoir une incidence sur le calendrier. Avant de prendre une décision, il est important d’effectuer des recherches approfondies sur les fournisseurs potentiels afin de s’assurer qu’ils sont en mesure de fournir le niveau de service requis et de répondre à vos attentes en matière d’échéancier.
LA GESTION DU CHANGEMENT
Il convient également de prévoir des initiatives de gestion du changement lors de l’établissement du calendrier d’implantation du système ERP. La gestion du changement est le processus d’introduction de nouveaux processus ou systèmes d’entreprise visant à minimiser les interruptions et faciliter la transition pour toutes les parties concernées. Cela implique d’élaborer une stratégie de communication des changements, de fournir de la formation et du soutien adéquats, et de créer des incitations pour que les employés adoptent le nouveau système.
L'INTÉGRATION
Enfin, le calendrier d’implantation du système ERP doit également inclure l’intégration avec les systèmes existants. L’intégration entre différentes plateformes logicielles peut nécessiter un temps de développement supplémentaire pour que la compatibilité et l’intégrité des données entre les systèmes soient assurées. Il importe par ailleurs de tester minutieusement toutes les intégrations avant de procéder au déploiement, de manière à réduire au minimum les problèmes potentiels en aval.
PHASES TYPES DE L'IMPLANTATION D'UN LOGICIEL ERP
1. PRÉPARATION DU PROJET
La préparation du projet est une phase critique du calendrier d’implantation du système ERP car elle jette les bases de la réussite du projet. Elle consiste à définir le champ d’application des travaux, à budgétiser la solution ERP et à constituer une équipe de projet capable de mener à bien le projet. À cette étape, il convient d’accorder une attention particulière aux besoins en matière de personnalisation, ainsi qu’aux échéanciers prévus au calendrier et à l’affectation des ressources. Bien menée, cette phase permet de créer une feuille de route robuste pour le bon déroulement des autres phases.
Définition du champ d'application des travaux - La définition du champ d’application des travaux pour l’implantation d’un ERP précise les buts et les objectifs à atteindre, tout en permettant une certaine flexibilité en fonction de l’évolution de la situation tout au long du processus. Sans une définition claire du champ d’application, une certaine confusion peut régner autour des rôles et des responsabilités, des échéanciers du projet et des livrables. Cela peut retarder ou faire dérailler le processus d’implantation du système ERP.
Budgétisation - Les coûts d’implantation d’un système ERP peuvent être élevés. Ils requièrent une budgétisation adéquate des ressources : licences logicielles, matériel, services professionnels, formation des utilisateurs, migration des données et frais de maintenance. Une des erreurs les plus courantes en la matière est de sous-estimer les besoins en ressources ou de ne pas prévoir les dépenses imprévues qui peuvent survenir au cours du projet. Il est impératif de consulter un spécialiste expérimenté en implantation de systèmes ERP pour s’assurer que le budget couvre bien tous les coûts nécessaires à une implantation réussie.
Constitution de l'équipe de projet ERP - Une équipe d’implantation bien composée et des rôles bien définis sont essentiels à la réussite de l’implantation du système ERP. Une équipe de projet efficace doit compter des représentants de chaque secteur de l’entreprise touché par le projet ainsi que du personnel technique capable d’apporter son expertise en matière de développement et de déploiement du système.
Tous les membres de l’équipe de projet doivent bien connaître leur rôle et leurs responsabilités, ainsi que leur contribution au calendrier général du projet. Autrement, les tâches risquent de ne pas être accomplies correctement ou en temps voulu, ce qui pourrait retarder davantage l’implantation du système ERP, voire compromettre la réussite du projet.
2. PRISE DE BESOINS
La phase de prise des besoins est la plus intensive du cycle de vie de l’implantation d’un système ERP. Au cours de cette phase, une analyse approfondie est effectuée pour comprendre tous les aspects de l’organisation et ses besoins pour le nouveau système ERP. Cette analyse comprend la collecte des besoins auprès des parties prenantes de l’entreprise et l’organisation d’ateliers de travail afin de documenter les processus opérationnels actuels, d’identifier les domaines à améliorer et de concevoir l’état futur désiré.
Révision des processus - La première chose à faire pour s’assurer que le nouveau système ERP répond aux besoins de l’organisation est de réviser et d’analyser les processus existants. Cela consiste à déterminer comment les tâches sont actuellement accomplies au sein de chaque département ou unité d’affaires et à identifier les possibilités d’automatisation ou de simplification pouvant être implantées avec la nouvelle solution ERP. Selon sa taille, votre organisation pourrait devoir organiser plusieurs ateliers de travail afin de collecter toutes les informations nécessaires à la bonne implantation du système ERP
Conception du système - Une fois les processus actuels documentés, il est temps de commencer à concevoir le nouveau système. Il s’agit d’analyser la manière dont chaque processus sera traité dans le nouveau système ERP et de concevoir des personnalisations au besoin. Cette étape implique également la définition des rôles et des privilèges au sein du système à des fins de sécurité, ainsi que la définition des règles de migration des données des systèmes existants vers la nouvelle solution ERP.
3. RÉALISATION DU PROJET ET PRÉPARATION FINALE
La phase de réalisation du projet est celle où se déroule la majeure partie du travail de développement. À cette étape, les personnalisations sont réalisées, les intégrations sont configurées, les utilisateurs sont formés au nouveau système et des tests d’assurance qualité sont effectués pour s’assurer que tout fonctionne correctement avant la date de déploiement.
4. DÉPLOIEMENT
Une fois que tous les travaux de développement ont été achevés et testés, il est temps de déployer le nouveau système ERP. Au cours de cette étape, les utilisateurs ont accès au système et commencent à entrer des données, tandis que le soutien post-implantation est assuré par le fournisseur ou le consultant afin de garantir que tous les problèmes qui surviennent sont rapidement résolus.
On ne saurait trop insister sur l’importance d’une formation adéquate des utilisateurs ; sans une compréhension approfondie de la manière d’utiliser le nouveau système, ceux-ci ne seront pas en mesure de tirer pleinement parti de ses capacités.
5. SOUTIEN POST-IMPLANTATION
Une fois l’implantation de l’ERP terminée, le soutien post-implantation se poursuit souvent pendant plusieurs mois, le temps que les utilisateurs se familiarisent avec le système et que d’autres personnalisations ou intégrations soient apportées. C’est également à ce moment-là qu’il convient de recueillir et d’analyser les commentaires des utilisateurs afin d’identifier les domaines à améliorer.
CONCLUSION
Le temps nécessaire pour implanter un ERP pour les PME peut varier considérablement en fonction de la complexité du projet et des ressources disponibles. Si certains projets peuvent prendre plusieurs mois, d’autres peuvent prendre jusqu’à un an ou plus.
En comprenant chaque étape du processus et en planifiant correctement à l’avance, les entreprises peuvent s’assurer d’une implantation réussie de leur système ERP qui leur apportera une valeur à long terme.